Un ejemplo: un mes en la tienda de Don Jorge
Un mes entero, con cifras, de una tienda de barrio que fía a sus clientes y le compra a crédito a su distribuidora: quién debe, qué vence, qué entra a la caja y qué cuenta como costo.
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Don Jorge tiene una tienda en el barrio. Fía a los vecinos de toda la vida y su distribuidora de bebidas le da 30 días para pagar cada pedido. Hasta septiembre lo llevaba en un cuaderno. Este es su octubre en Presupeso.
1 de octubre: el catálogo
Pulsa Catálogo y luego Nuevo producto para los que más vende, con lo que le cuestan:
| Producto | Precio de venta | Precio de compra |
|---|---|---|
| Gaseosa 1,5 L | $ 7.000 | $ 4.800 |
| Panal de huevos | $ 15.000 | $ 12.000 |
| Arroz (libra) | $ 3.200 | $ 2.500 |
En Proveedores pulsa Nuevo proveedor: «Distribuidora El Sol», con Días de crédito 30 y «Gaseosas y paquetes» en Qué te vende.
2 de octubre: el pedido de la distribuidora
Llega el camión. Don Jorge abre a Distribuidora El Sol y pulsa Compré a crédito: toca la gaseosa y pone 50, y escribe «Paquete de papas», 30, $ 7.000, y pulsa Agregar. Escribe la factura, la 123. La app pone Vence el 1 de noviembre (2 de octubre más 30 días).
- 50 × $ 4.800 = $ 240.000
- 30 × $ 7.000 = $ 210.000
- Total: $ 450.000, que le debe a la distribuidora.
La caja no se mueve: el pedido no se ha pagado. En Lo que viene › Por pagar aparece «Distribuidora El Sol · factura 123 · $ 450.000 · 1 de noviembre».
5 de octubre: doña Gloria fía
Doña Gloria se lleva 2 panales de huevos y 4 gaseosas. Don Jorge la tiene como cliente, con un cupo de $ 100.000 y el acuerdo de pagar cada quincena. Pulsa Vendí a crédito, toca dos veces el panal y cuatro la gaseosa:
- 2 × $ 15.000 = $ 30.000
- 4 × $ 7.000 = $ 28.000
- Total: $ 58.000. Doña Gloria le debe $ 58.000, dentro de su cupo.
14 de octubre: el abono
Antes de la quincena, doña Gloria pasa y deja $ 30.000 en efectivo. Don Jorge pulsa Recibí un abono, escribe 30.000, elige la Caja y pulsa Guardar el abono. Doña Gloria queda debiendo $ 28.000, y en Cómo va el negocio octubre suma $ 30.000 en Vendió: es plata que entró de verdad.
20 a 27 de octubre: Ferney se atrasa
Ferney, que paga los viernes, se lleva 8 libras de arroz: 8 × $ 3.200 = $ 25.600. El viernes 24 no pasa. El lunes 27, Ferney sale arriba de Clientes, en rojo: «Atrasado 3 días». El aviso del día también lo dice.
Don Jorge abre a Ferney, pulsa Enviar estado de cuenta y luego WhatsApp. A Ferney le llega: «Hola, Ferney 😊 Te comparto tu estado de cuenta con La tienda de Don Jorge: el saldo pendiente es $ 25.600 (quedamos en que pagas los viernes)…», con el enlace donde ve las 8 libras de arroz. El 28 paga los $ 25.600 por Nequi, y Don Jorge apunta el abono en el Nequi de la tienda.
31 de octubre: el aviso de la factura
Por la mañana llega el aviso: «Mañana vence la factura 123 de Distribuidora El Sol ($ 450.000).» Don Jorge revisa la caja: alcanza.
1 de noviembre: le paga a la distribuidora
Abre a Distribuidora El Sol, pulsa Le pagué, deja elegida la factura 123 con sus $ 450.000, elige la Caja y pulsa Guardar el pago.
- Salen $ 450.000 de la caja, con la categoría Mercancía e insumos.
- La factura queda cumplida en Lo que viene.
- En Cómo va el negocio, noviembre suma $ 450.000 en Costó: el día en que la plata salió, no el día del pedido.
Lo que Don Jorge ve al final
| Octubre | Noviembre | |
|---|---|---|
| Lo que entró por el fiado (Vendió) | $ 55.600 (30.000 de doña Gloria y 25.600 de Ferney) | — |
| Lo que salió al proveedor (Costó) | $ 0 | $ 450.000 |
| Doña Gloria todavía le debe | $ 28.000 | |
| Le debe a la distribuidora | $ 450.000 | $ 0 |
Dica
Lo que ves en Cómo va el negocio es la plata que entró y salió de verdad. Lo que te deben y lo que debes, que todavía no es plata, está en Clientes y proveedores. Mirar las dos pantallas juntas es saber cómo está el negocio de verdad.
Si quieres ver cada pantalla con más detalle: Clientes, Vender a crédito y cobrar, El estado de cuenta y Proveedores.