El mes de Andrés: tres facturas, una retención y los pagos fijos
Un mes completo de un independiente en Lo que viene, de las facturas que emite al día en que llegan, con un cliente que se demora, una retención y un abono.
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Andrés es diseñador gráfico independiente. No tiene sueldo: cobra facturas, y sus clientes pagan cuando pagan. Esta página cuenta su octubre en Lo que viene, con cifras, para que veas el ritmo: qué apunta el primer día, qué hace cuando un cliente se demora y cómo registra una retención y un abono. Si no conoces la pantalla, mira antes Lo que viene.
El 1 de octubre: apuntarlo todo
Andrés empieza el mes con $ 2.300.000 en Bancolombia, que le quedaron de septiembre. Esa es toda la plata que tiene de verdad.
En la pestaña Por cobrar apunta las tres facturas que emitió en septiembre, cada una con su número:
| Cliente | Factura | Monto | Para cuándo |
|---|---|---|---|
| Estudio Norte | FE-031 | $ 2.500.000 | 10 de octubre |
| Acme S.A.S. | FE-032 | $ 3.000.000 | 20 de octubre |
| Café Origen | FE-033 | $ 1.200.000 | 25 de octubre |
En Por pagar apunta sus pagos fijos, todos Cada mes, desde Bancolombia y con su categoría:
| Pago | Monto | Día | Categoría |
|---|---|---|---|
| Arriendo | $ 1.400.000 | 5 | Arriendo |
| Salud y pensión | $ 520.000 | 10 | Seguridad social |
| Luz y agua | $ 180.000 | 18 | Servicios |
| Internet y celular | $ 95.000 | 20 | Internet y celular |
La tarjeta de la proyección le dice: por cobrar +$ 6.700.000, por pagar −$ 2.195.000, neto $ 4.505.000. Si todo llega, Bancolombia pasaría de $ 2.300.000 a $ 6.805.000.
Asignar solo lo que tiene
En Presupuesto, Andrés reparte sus $ 2.300.000 y nada más: $ 1.400.000 a Arriendo, $ 520.000 a Seguridad social, $ 300.000 a Mercado y $ 80.000 a Servicios. Por asignar queda en cero.
El presupuesto le avisa: «Lo asignado no alcanza para los pagos que vienen en: Servicios (faltan $ 100.000), Internet y celular (faltan $ 95.000)». Andrés lo sabe y lo deja así: lo cubrirá cuando pague el primer cliente.
Ver maisPor qué Andrés no asigna los $ 6.700.000 que le deben
Porque todavía no existen en su banco. Si los asignara, su presupuesto diría que tiene $ 300.000 para el mercado de la segunda quincena cuando, si Estudio Norte se demora, no los tiene. El método de los sobres solo funciona si cada peso asignado está de verdad en una cuenta (ver El método).
La proyección le sirve para otra cosa: saber que, si todo llega, a fin de mes le sobran más de cuatro millones, y decidir desde ya en qué orden los va a repartir.
Del 5 al 10: los primeros pagos y un cliente que se demora
- El 5 paga el arriendo desde la app del banco y en Presupeso pulsa Pagado. El arriendo queda esperando el 5 de noviembre.
- El 10 paga la salud y la pensión y pulsa Pagado.
- El 10 también debía pagar Estudio Norte, y no pagó.
El 11, la fila de Estudio Norte está en rojo con «Venció ayer». A la mañana le llega el aviso del día: «Estudio Norte lleva 1 día sin pagarte $ 2.500.000 (factura FE-031)». Andrés le escribe al cliente con ese dato a mano, y le responden que pagan el 17. Abre la fila con el botón de los tres puntos, pulsa Corregir y cambia la fecha al 17. La proyección vuelve a decir la verdad.
El 17 y el 18: llega el primero y paga la luz
El 17 llega la consignación de Estudio Norte. Andrés pulsa Llegó: entran $ 2.500.000 a Bancolombia y a Por asignar. Ahora sí asigna: $ 100.000 a Servicios, $ 95.000 a Internet y celular, $ 400.000 más a Mercado, y el resto lo deja para lo que viene del mes.
El 18 le llega el recibo de la luz y el agua: $ 164.300, no $ 180.000. Paga y pulsa Pagué distinto, escribe $ 164.300 y pulsa Registrar lo que pagué. Queda pagado y en noviembre volverá a esperar $ 180.000, porque así lo apuntó. A Servicios le sobran $ 15.700.
El 20: Acme paga con retención
El 20 pulsa Pagado en el internet y le entra el pago de Acme: no $ 3.000.000 sino $ 2.670.000. La diferencia, $ 330.000, es la retención en la fuente: la parte que el cliente le pagó a la DIAN a nombre de Andrés y que él descontará cuando declare renta.
Pulsa Llegó distinto en la fila de Acme y escribe:
- ¿Cuánto llegó a tu cuenta? $ 2.670.000
- Retención: $ 330.000
La hoja le dice «Con esto queda completo y se cierra». Al pulsar Registrar lo que llegó, los $ 2.670.000 entran a Por asignar y los $ 330.000 quedan en la cuenta Impuestos a favor (retenciones), fuera del presupuesto. Cómo funciona está en Por cobrar: facturas, sueldo y retenciones.
El 25: un abono
Café Origen consigna $ 600.000 y promete el resto para el 15 de noviembre. Andrés pulsa Llegó distinto, escribe $ 600.000 y deja «Es un abono: falta el resto». La fila sigue en Por cobrar por $ 600.000, con la etiqueta «Abonado $ 600.000». Con Corregir le pone la fecha nueva, el 15 de noviembre.
El 31: lo que aprendió
Le llegaron $ 5.770.000, no los $ 6.700.000 de la proyección del día 1. La diferencia se explica sola: $ 330.000 de la retención, que es suya pero está con la DIAN, y $ 600.000 que Café Origen pagará en noviembre. Como Andrés solo asignó lo que fue llegando, ninguna categoría se le quedó en rojo por esperar.
Ver maisPor qué la proyección del día 1 era más alta de lo que llegó
La proyección suma lo que falta de cada cobro, y una factura de $ 3.000.000 espera $ 3.000.000: no sabe que el cliente va a retener. Si tus clientes siempre retienen, tenlo en cuenta al leer Por asignar si todo llega: la cifra real será menor en lo que te retengan. En el caso de Andrés, $ 330.000 menos en una sola factura.
En noviembre no tiene que apuntar nada de los pagos fijos: ya están esperando. Solo apunta las facturas nuevas. Si tu caso es parecido pero tus ingresos cambian mucho de un mes a otro, mira Ingresos variables.
Dudas frecuentes
¿Y si un cliente no me paga nunca?
Abre la fila con el botón de los tres puntos y pulsa Cancelar; escribe el motivo («no pagó, se perdió»). Deja de sumar en la proyección y queda en el Historial como cancelado.
¿Cuánto me han retenido en el año?
Mira el saldo de la cuenta Impuestos a favor (retenciones) en Cuentas. Cada retención está ahí con el nombre del cliente y la factura.
¿Puedo apuntar las facturas con mi IA?
Sí. Andrés le dice a Claude: «le facturé 3 millones a Acme, me pagan el 20 en Bancolombia, factura FE-032», y el día que llega: «llegó el pago de Acme, me retuvieron 330 mil». Mira Qué le puedes pedir a tu IA.
Tengo un negocio aparte de mis gastos personales, ¿lo mezclo?
Mejor no: un negocio puede tener su propio presupuesto y pagarte un sueldo al tuyo. Lo explica Mis negocios.